Jakarta – Badan Kepegawaian Negara (BKN) secara resmi mengakhiri era pengelolaan arsip manajemen ASN secara konvensional. Melalui Surat Edaran Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025, BKN menetapkan bahwa seluruh arsip Aparatur Sipil Negara (ASN) wajib dikelola dalam bentuk digital melalui Lemari Digita l- Document Management System (DMS) dan BKN tidak lagi menerima arsip dalam bentuk fisik.
Kepala BKN, Prof.Dr. Zudan Arif Fakrulloh,SH.MH menegaskan bahwa kebijakan ini merupakan langkah strategis untuk mendukung transformasi digital birokrasi secara nasional.
“BKN hanya menerima arsip ASN dalam bentuk digital. Arsip ASN berbentuk fisik harus dialihmediakan terlebih dahulu kemudian diunggah ke DMS. Ini adalah titik balik menuju tata kelola ASN yang terintegrasi, aman, dan akuntabel,”ujar Prof. Zudan Arif, di ruang kerjanya, Selasa (30/12/2025).
Kebijakan tersebut mencakup seluruh siklus hidup arsip, mulai dari penciptaan, penyimpanan, pemanfaatan, pemeliharaan, hingga penyusutan. Arsip ASN dibedakan menjadi dua jenis: Arsip Utama (seperti Daftar Riwayat Hidup, SK CPNS/PNS, riwayat pendidikan, pangkat, jabatan, dan diklat) dan Arsip Kondisional (seperti riwayat pindah instansi atau SK cuti di luar tanggungan negara). Semua harus tersedia dalam format digital.
“Arsip yang lahir digital dari sistem seperti SIASN akan otomatis tersimpan di DMS. Sementara untuk dokumen seperti ijazah, sertifikat, atau piagam penghargaan yang tidak dihasilkan SIASN, instansi dan ASN bertanggung jawab mengunggahnya sendiri melalui DMS atau aplikasi MyASN,” jelas Prof. Zudan.
Untuk menjamin keamanan Arsip ASN digital, DMS dilengkapi dengan pengamanan berlapis termasuk multi-factor authentication (MFA) dan pemantauan akses real-time. Mekanisme penyusutan arsip juga diatur secara digital: arsip berstatus “Punah” akan masuk masa inaktif 1 tahun sebelum statusnya berubah menjadi “Musnah” atau “Statis”, tanpa menghapus Arsip ASN digital secara permanen.
DMS dikembangkan oleh BKN sebagai Lemari Digital bagi para ASN untuk menyimpan seluruh arsip ASN secara Elektronik. Layanan DMS ini dapat dimanfaatkan dan diakses oleh seluruh instansi pemerintah untuk mempercepat dan mempermudah proses pelayananan Manajemen ASN, sehingga menjadi lebih efisien, efektif dan optimal. Dengan adanya DMS, arsip ASN menjadi terintegrasi secara nasional, mudah diakses di mana saja, serta terlindungi dari berbagai risiko kehilangan arau kerusakan fisik karena kelalaian atau bencana alam, kebakaran, banjir, maupun faktor lingkungan lainnya.
DMS menjadi instrumen penting dalam menjaga keberlanjutan arsip ASN sebagai aset strategis negara sekaligus menjamin ketersediaan Arsip ASN yang andal, aman, dan berkelanjutan.
Kebijakan ini memperkuat perlindungan Arsip ASN sebagai aset negara dan pemanfaatan Arsip ASN secara maksimal untuk mendukung Layanan Manajemen ASN dan pengambilan keputusan.
Terakhir, Prof. Zudan mengatakan bahwa koordinasi implementasi akan dipimpin oleh Direktorat Arsip Kepegawaian ASN BKN di tingkat nasional dan Kantor Regional BKN di daerah. BKN juga akan melakukan pembinaan, pengawasan, dan bahkan memberikan penghargaan kepada instansi dengan kategori “Maju” dalam pengelolaan Arsip ASN digital.
“Ini merupakan bentuk komitmen kita bersama untuk melindungi aset informasi negara dan memberikan layanan manajemen ASN yang lebih cepat, tepat, dan transparan,” pungkas Prof. Zudan.
_Tautan unduh: Surat Edaran Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 11 Tahun 2025 Tentang Perlindungan dan Pemanfaatan Arsip Aparatur Sipil Negara Melalui Document Management System._ (tugas/Aby)
